E-Rechnung Pflicht 2027: Was Handwerksbetriebe jetzt tun müssen

Die E-Rechnung wird 2027 Pflicht, zumindest für einen Teil der Handwerksbetriebe. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ihre Rechnungen an Firmenkunden als strukturierte Datei verschicken. Das klingt nach Buchhaltung, trifft aber genau die Betriebe, die viel für Generalunternehmer, Hausverwaltungen und Gewerbekunden arbeiten. Bis Silvester sind es noch gut zehn Wochen. Ich erkläre, wer betroffen ist, was ausgenommen ist und was du jetzt erledigen solltest.

Kurz gesagt#

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe mit einem Gesamtumsatz über 800.000 € im Jahr 2026 E-Rechnungen auch ausstellen, und zwar bei allen Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Alle anderen haben dafür bis Ende 2027 Zeit, ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Ausgenommen sind Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Kleinunternehmer. Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein Datensatz im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Eine Verschiebung fordert das Handwerk, beschlossen ist sie nicht.

Bin ich ab 2027 betroffen?#

Die Frage lässt sich mit drei Prüfungen beantworten.

1. Wie hoch war dein Umsatz 2026? Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des laufenden Jahres 2026. Liegt er über 800.000 €, musst du ab Januar 2027 E-Rechnungen schicken. Die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG, einen guten Überblick über den Zeitplan gibt ETL.

2. Wem schreibst du Rechnungen? Die Pflicht gilt nur, wenn dein Kunde ein Unternehmen im Inland ist. Typisch im Handwerk: der Generalunternehmer, für den du als Nachunternehmer arbeitest, die Hausverwaltung, die Wohnungsbaugesellschaft, der Gewerbekunde mit Ladenlokal. Rechnungen an Privatleute sind nicht betroffen.

3. Wie hoch ist die einzelne Rechnung? Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto bleiben ausgenommen, auch im Geschäft mit Firmen.

Wer unter 800.000 € liegt, darf bis 31. Dezember 2027 weiter Papier oder PDF schicken, solange der Kunde einverstanden ist. Das ist aber nur ein Jahr Luft, kein Dauerzustand. Ab 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Rechnungen.

Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?#

Hier liegt der häufigste Irrtum. Viele Betriebe denken: „Ich schicke meine Rechnungen doch schon per Mail als PDF, also bin ich digital." Für das Gesetz ist das keine E-Rechnung.

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers automatisch auslesen kann. Zulässig sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, in der Praxis also:

Format	Was du bekommst	Für wen typisch
XRechnung	reine XML-Datei, ohne Anzeigeprogramm nicht lesbar	Öffentliche Auftraggeber, große Firmen
ZUGFeRD (ab 2.0.1)	PDF mit eingebetteter XML-Datei	Mittelstand, Handwerk

Für das Handwerk ist ZUGFeRD meist der einfachere Weg: Der Kunde sieht ein normales PDF, die Buchhaltung liest die eingebetteten Daten. Wichtig ist dabei: Maßgeblich ist der Datensatz, nicht das Bild. Stimmt die XML nicht mit dem überein, was im PDF steht, gilt die XML. Ein Tippfehler im Datensatz zählt also, auch wenn das PDF sauber aussieht.

Nicht die Rechnung ist neu, sondern die Datei. Und die prüft keiner mehr mit bloßem Auge.

Warum das Handwerk einen Aufschub fordert#

Die Pflicht ist keine Überraschung, sie steht seit Jahren fest. Trotzdem knirscht es, und zwar vor allem bei der Technik. Der ZDH hat Anfang 2026 knapp 2.000 Betriebe aus 52 Handwerkskammern befragt. Laut Handwerksblatt hat rund zwei Drittel Schwierigkeiten schon beim Empfang von E-Rechnungen. Genannt werden Rechnungen, die sich nicht validieren lassen, unterschiedliche Prüfergebnisse bei Absender und Empfänger und Abweichungen zwischen Datensatz und PDF.

Den Grund sieht der Verband weniger bei den Betrieben als bei der Software, die die Norm oft nicht korrekt umsetzt. Deshalb fordert der ZDH, die Stufe 2027 um ein Jahr auf 2028 zu verschieben, wie die Deutsche Handwerks Zeitung berichtet. Mitte Oktober hat der Sächsische Handwerkstag die Forderung erneuert, ähnlich äußert sich der Baden-Württembergische Handwerkstag.

Das ist eine Forderung, kein Gesetz. Stand Mitte Oktober 2026 gibt es kein Gesetzgebungsverfahren und kein BMF-Schreiben, das die Frist verlängert. Auf ein „wird schon verschoben" würde ich nicht wetten. Wer im Januar ohne Lösung dasteht, hat ein echtes Problem mit seinen Firmenkunden.

Was passiert, wenn du im Januar noch ein PDF schickst?#

Das größte Risiko trägt erst mal dein Kunde. Bekommt der Generalunternehmer von einem Betrieb, der zur E-Rechnung verpflichtet ist, nur ein einfaches PDF, ist die Rechnung umsatzsteuerlich nicht ordnungsgemäß. Damit steht sein Vorsteuerabzug auf dem Spiel, darauf weisen unter anderem Grant Thornton und DATEV hin.

Für dich heißt das in der Praxis: Die Buchhaltung des Kunden schickt die Rechnung zurück und will eine korrekte. Das kostet dich Zeit und vor allem Geld, weil die Zahlung so lange liegen bleibt. Bei einer Abschlagsrechnung über 30.000 € tut jede Woche Verzug weh. Große Auftraggeber werden ab Januar genau darauf achten, weil sie selbst nicht wissen, ob du unter oder über 800.000 € liegst.

Was du bis zum 31. Dezember erledigen solltest#

Fünf Schritte, die in jedem Betrieb machbar sind, auch ohne IT-Abteilung.

1. Umsatz 2026 hochrechnen#

Setz dich mit deinem Steuerbüro zusammen und rechne aus, wo du Ende Dezember landest. Liegst du knapp an der Grenze, plane so, als wärst du drüber.

2. Firmenkunden durchgehen#

Mach eine Liste: Welche Kunden sind Unternehmen, wie viele Rechnungen gehen pro Monat an sie? Frag bei den großen nach, ob sie XRechnung oder ZUGFeRD wollen und an welche Adresse.

3. Rechnungsprogramm prüfen#

Kann deine Software ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben? Die meisten aktuellen Programme können das, oft muss man es nur einschalten. Wer Rechnungen noch in Word oder Excel schreibt, braucht jetzt ein Programm, das den Datensatz erzeugt. Eine Word-Vorlage macht keine E-Rechnung.

4. Eingang sauber organisieren#

Empfangen musst du schon seit 2025. Ein normales E-Mail-Postfach reicht dafür aus. Wichtig ist, dass die XML-Datei mit archiviert wird, nicht nur das PDF. Die Datei ist das Original und muss über die gesetzliche Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben. Kläre mit deinem Steuerbüro, wo das passiert.

5. Testrechnung im Dezember#

Schick im Dezember an zwei, drei Firmenkunden eine echte E-Rechnung und frag nach, ob sie sauber ankommt. Lieber jetzt einen Fehler finden als im Januar bei der ersten großen Schlussrechnung.

Die Rechnung ist nur so gut wie das, was davor dokumentiert ist#

Ein Punkt geht bei der ganzen Format-Debatte unter: Gerade Generalunternehmer und Hausverwaltungen prüfen nicht nur die Datei, sondern auch, ob die Leistung belegt ist. Regieberichte, Stundenzettel, Abnahme- und Übergabeprotokolle. Fehlt der Nachweis, hilft die schönste XRechnung nichts. Ob ein digital unterschriebener Regiebericht oder ein Abnahmeprotokoll vom Handy als Nachweis hält, erklärt Sydney in Abnahmeprotokoll digital unterschreiben. Wer seinen Papierkram ohnehin entrümpeln will, findet in meinem Beitrag zu sieben Stunden Büroarbeit pro Woche konkrete Schritte.

Die Rechnung selbst schreibt Tippfrei nicht, dafür gibt es Rechnungsprogramme. Die Berichte und Protokolle, auf die sich die Rechnung stützt, kannst du aber direkt auf der Baustelle per Sprachnachricht in deine eigene PDF-Vorlage füllen lassen. Wie das im Ablauf aussieht und ob das per WhatsApp datenschutzkonform geht, hat Sydney in Formulare per WhatsApp ausfüllen erklärt.

Mehr zu Pflichten und Fristen im Handwerk sammeln wir in der Kategorie Recht. Ob die Frist noch verschoben wird, entscheidet sich bis Jahresende. Frag im Dezember bei deiner Handwerkskammer nach dem aktuellen Stand.